Maîtriser sa communication, ça peut prendre du temps mais ce temps peut être optimisé grâce à la mise en place d’outils permettant une meilleure organisation. Comment je gère le fait de travailler pour plusieurs clients tout en n’oubliant pas de communiquer pour ma propre entreprise ?
Pour que tu puisses te rendre compte de manière concrète, je vais te partager mes objectifs de la semaine en termes de contenus :
- 1 article de blog
- 1 newsletter
- 3 publications Instagram
- 1 réel
- Des stories quotidiennement
J’aimerais intégrer LinkedIn et Pinterest dans ma stratégie de contenus, mais chaque chose en son temps, tout n’a pas besoin d’être « parfait » dès le début. 😉
Les 3 outils que j’utilise pour gérer ma communication
Notion : mon deuxième cerveau
Premier outil, et pas des moindres : Notion. Je cherchais depuis un moment une alternative à Trello que je trouvais trop peu personnalisable et qui manquait de lisibilité. Alors certes, Notion demande plus de temps pour s’y faire et pouvoir s’approprier l’outil pour s’en servir de manière efficace, mais il est clairement devenu mon deuxième cerveau ! De la gestion clients à ma création de contenus, tout est organisé sur cet outil. Sans te parler de mon organisation de travail clients, voici comment est organisée ma partie « communication » sur cette partie et ce qui pourrait t’aider pour gérer cette partie-là dans ton activité :
J’ai un endroit pour y noter toutes mes idées dès qu’elles me viennent en les classant en fonction de la plateforme : Instagram, site internet, blog, newsletter… Comme ça, je pioche chaque semaine dans ces idées et je ne suis jamais à court de contenus.
Passons à la partie écriture ! Je déplace toutes les idées dans la partie « production de contenus » en fonction de mes objectifs de contenus par semaine : 3 idées pour Instagram, 1 pour l’article de blog, etc… Comme ça, 1 fois par semaine (et j’aimerais passer à 1 fois par mois), je rédige tout mon contenu en 1 fois pour toute la semaine, cela m’évite de ne pas louper 1 post si j’ai un imprévu le jour de la publication, de pouvoir me relire et surtout d’avoir une cohérence dans ma stratégie.
Une fois que le contenu est publié, je déplace mes cartes de contenus dans une partie « Contenus publiés » dans laquelle j’ai créé plusieurs alertes de temps en fonction de la plateforme pour pouvoir recycler ce contenu. Prenons l’exemple de cet article de blog : mes 3 outils indispensables au quotidien pour organiser ma communication. Dans 1 mois je pourrais faire 1 carrousel Instagram dédié à l’un des 3 outils pour expliquer mon fonctionnement sur cet outil. Ainsi, le contenu est déjà « prêt » mais réexploiter autrement, un gain de temps énorme !
Tu l’auras compris, avec Notion, tu deviens maître de l’organisation de ta communication !
Canva : la création graphique facilitée
Peut-être que tu connais déjà ce deuxième outil et vous vous demandez sûrement pourquoi je l’utilise alors que je dispose des logiciels Adobe et donc que je pourrais créer mon contenu sur ces logiciels ? Tout simplement car cela dépend de mes contenus ! 🙂
Je ne vais pas créer de support print ou de logos sur Canva, par contre, pour tout ce qui est contenu sur les réseaux ou sur internet, oui. Car cet outil me fait gagner du temps et que j’y ai créé tous mes templates que je réutilise en fonction de mes posts ! Simple et intuitif dans son utilisation, je te le conseille pour ta création graphique afin d’exploiter ton identité visuelle sur les réseaux à travers tes posts.
Attention si tu utilises des templates « tout prêt » pense bien à les personnaliser en fonction de tes couleurs, ta typo, ton univers ! D’ailleurs, c’est sur cet outil que je crée les templates réseaux sociaux pour mes clients pour faciliter leur réutilisation ! J’adapte leur identité, leur typo, leur créer différents types de contenus en fonction des piliers de contenus choisis…
Une pépite pour gagner du temps et organiser sa création visuelle de contenus.
Whimsical : organiser ma pensée
Le mind mapping ou carte mentale n’est pas une révolution en soi, tout le monde a déjà plus ou moins fait des cartes mentales au cours de sa vie. Peut-être que d’ailleurs ta manière d’organiser ta pensée ne sera pas la même que la manière car nous ne sommes pas tous « câblés » pareil ! Mais voici un outil qui m’est indispensable pour plusieurs raisons :
Pour trouver un nom d’une entreprise ou d’un projet/ d’un nouveau produit par exemple : je propose la technique de la carte mentale pour « étaler » d’où le nom pourrait venir et laisser place à toutes les idées associées. Ça permet d’avoir un cadre dans lequel on remplit au fur et à mesure plusieurs idées et de ne pas partir d’une page blanche qui pourrait le rester.
Pour l’organisation projet. Sur Whimsical j’adore utiliser la partie « Flowchart » : un organigramme pour découper, étape par étape, le processus de développement de ce projet. Cela me permet de structurer et de ne rien oublier dans son processus ! De ne pas mettre la charrue avant les bœufs quoi 😝
Je l’utilise également pour faire des maquettes des sites internet pour voir la hiérarchie à adopter, les sous-pages et avoir une vue d’ensemble du « dessous ».
Dans sa communication, on peut l’utiliser pour mener à bien sa stratégie de communication pour le lancement d’un nouveau service/produit ou répondre à un objectif. Par exemple, je souhaite faire une campagne autour d’un nouveau produit : je cartographie les étapes de déploiement de ce produit grâce à un organigramme structuré qui me permet d’avancer et d’exploiter les différents supports de communication dont je dispose : créer une landing page ciblée, envoyer une newsletter, écrire des posts réseaux sociaux, participer à un événement dans ce thème, etc…
Outil bonus : mon calendrier
Bonus car je le considère tellement basique que je ne peux pas t’en parler comme une innovation dans l’organisation mais peut-être que cela va quand même t’aider ! Chaque dimanche soir, je prends un temps pour organiser la semaine qui suit, je réserve des plages horaires dans mon calendrier pour tel ou tel projet, pour mes temps perso, etc. Cela me permet de me fixer un cadre et d’éviter de partir dans tous les sens lorsque l’on doit jongler entre des clients, des projets différents. Et chaque soir de la semaine, avant d’éteindre mon ordinateur, je vérifie ma journée, et adapte celle du lendemain si besoin.
Je n’utilise pas d’outil de programmation pour mon contenu
Du moins… Pas quand je peux appuyer sur le bouton « publié ». Pourquoi ?
Alors oui, il est vrai qu’un outil de programmation de contenus est bien pratique, mais il présente également des désavantages, c’est pour ça que je n’en utilise pas, ou disons, pas tout le temps. Si je sais que je vais absente, en congés ou en déplacement, bien sûr que l’option programmation de contenus est très pratique et me permet d’assurer ma régularité. Par contre, en dehors de ces temps je ne pratique pas vraiment cette pratique car les réseaux sociaux, et particulièrement Instagram, préfère que tu sois actif 15 minutes avant et aussi après publication de ton contenu : cela améliore sa portée. Il faut interagir avec d’autres comptes (liker, commenter) après publication pour montrer à l’algorithme que tu es actif en dehors du fait que tu publies.
Par contre j’utilise beaucoup l’option « brouillon » d’Instagram. Comme mes textes et mes visuels sont prêts pour toute la semaine, je n’ai plus qu’à faire comme si j’allais publier sur Instagram un post, mettre les visuels, copier/coller mon contenu, y ajouter quelques émojis, le vérifier et rajouter les #, revenir en arrière et l’enregistrer comme brouillon. Je fais ça pour mes 3 posts de la semaine et à l’heure à laquelle je souhaite publier, je n’ai plus qu’à reprendre mon brouillon et le publier. Avant j’ai pu réaliser quelques stories et après publication, j’interagis. En même pas une demi-heure, c’est réglé !
